Ochrona danych osobowych (RODO)

Poniżej znajdą Państwo informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Tercet Labs sp. z o.o., zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Administrator danych

Administratorem danych jest Tercet Labs sp. z o.o. z siedzibą w Chotomowie, ul. Gen. Lucjana Żeligowskiego 27/18, 05-123 Chotomów, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001264878, NIP 5362006891, REGON 545679656 (dalej „Tercet Labs").

Kontakt: kontakt@asistel.pl, adres korespondencyjny jak wyżej.

Pełnomocnik ds. ochrony danych

W sprawach ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z naszym Pełnomocnikiem ds. ochrony danych: Leszek Sufa, kontakt@asistel.pl, tel. 695 668 540.

Pełnomocnik nie jest inspektorem ochrony danych w rozumieniu art. 37 RODO. Przyjmuje i koordynuje wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych.

Usługa Asistel

Tercet Labs dostarcza aptekom usługę Asistel, czyli asystenta głosowego AI, który odbiera połączenia telefoniczne kierowane do apteki.

Osoby dzwoniące do apteki: administratorem danych jest apteka, do której Państwo dzwonią. Tercet Labs przetwarza te dane wyłącznie w imieniu apteki i na jej polecenie, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO).

Pracownicy apteki korzystający z panelu Asistel: również w tym przypadku administratorem jest dana apteka.

Zasady przetwarzania danych w rozmowach, w tym okres przechowywania i informacje odnośnie Państwa praw, opisuje informacja udostępniona przez aptekę w lokalu i na jej stronie internetowej.

Państwa dane nie służą do trenowania AI: nie wykorzystujemy danych z rozmów do trenowania, dostrajania ani ulepszania modeli sztucznej inteligencji. Nie robią tego również nasi podwykonawcy.

Dane statystyczne: statystyki zbiorcze, z których nie da się ustalić, kim jest osoba dzwoniąca, nie są danymi osobowymi.

Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych

I. Kontrahenci, ich przedstawiciele i osoby kontaktowe

Dotyczy m.in. właścicieli i pracowników aptek wskazanych do kontaktu w sprawie umowy.

Źródło i kategorie danych w przypadku danych pozyskanych pośrednio. Jeżeli nie otrzymaliśmy danych bezpośrednio od Państwa, ich źródłem może być podmiot, który Państwo reprezentują, z którym Państwo współpracują lub który wskazał Państwa jako osobę kontaktową, a także publicznie dostępne rejestry – wyłącznie w zakresie, w jakim jest to potrzebne do nawiązania lub prowadzenia współpracy. Zakres takich danych może obejmować w szczególności imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, służbowe dane kontaktowe oraz informacje o umocowaniu do reprezentacji.

Cel: zawarcie i wykonanie umowy, kontakt w sprawach umowy.

Podstawa prawna przetwarzania:

• a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy umowę zawieramy z daną osobą fizyczną;
• b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy dana osoba fizyczna reprezentuje kontrahenta lub jest wskazana do kontaktu. Prawnie uzasadnionym interesem jest wtedy sprawny kontakt przy wykonywaniu umowy.

Okres: czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

II. Obowiązki księgowe i podatkowe

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości.

Okres: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

III. Korespondencja i formularz kontaktowy

Cel: odpowiedź na zapytanie i prowadzenie korespondencji.

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy zapytanie dotyczy zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Okres: przez czas niezbędny do prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż 3 lata od zakończenia korespondencji, chyba że przepisy prawa uzasadniają dłuższe przechowywanie.

IV. Kontakt handlowy z aptekami *(propozycja — do akceptacji Kancelarii)*

Cel: przedstawienie oferty usługi Asistel aptekom i ich przedstawicielom (marketing bezpośredni B2B).

Źródło danych: publicznie dostępne dane kontaktowe aptek (m.in. rejestry aptek, strony internetowe) albo dane przekazane przez Państwa.

Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadnionym interesem jest marketing własnej usługi. Wiadomości handlowe drogą elektroniczną wysyłamy tylko za zgodą, o ile wymagają jej przepisy.

Okres: do wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.

Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które wspierają nas w działalności, na podstawie umów i w niezbędnym zakresie:

• a) dostawcy usług IT, hostingu i oprogramowania,
• b) dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi biurowych,
• c) biuro rachunkowe,
• d) bank i dostawcy usług płatniczych,
• e) doradcy prawni,
• f) operatorzy telekomunikacyjni,
• g) kurierzy i operatorzy pocztowi.

Dane otrzymują też organy publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy nasi dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazywanie danych odbywa się na podstawie właściwego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach oraz możliwość uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z Pełnomocnikiem.

Państwa prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych

W zależności od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania, na zasadach określonych w RODO, mają Państwo prawo do:

• a) dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• b) sprostowania danych,
• c) usunięcia danych,
• d) ograniczenia przetwarzania,
• e) przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
• f) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem,
• g) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl),
• h) sprzeciwu — mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść bez podawania przyczyny.

Konieczność/dobrowolność podania danych

Podanie danych jest obowiązkowe w zakresie, w jakim obowiązek ich podania wynika z przepisów prawa. Podanie danych niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy jest warunkiem zawarcia lub wykonania umowy. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić odpowiedź na zapytanie lub realizację innego celu, dla którego dane są zbierane.

Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

Pliki cookies

Informacje o plikach cookies znajdą Państwo w Polityce cookies — https://asistel.pl/cookies.

Data ostatniej aktualizacji: 3 października 2026 r.